WORKFLOWS Y AUTOMATIZACION

Automatiza lo repetitivo.
Enfocate en lo estrategico.

Procesos legales que se repiten cada semana: aprobaciones de contratos, onboarding de empleados, requests de NDAs. Configura el workflow una vez, se ejecuta solo. Sin seguimiento manual. Sin emails perdidos.

Comenzar gratis - 14 diasVer ejemplos

Sin codigo - Templates listos - Desde $300/mes

Workflow: Aprobacion de Contratos >$50K

TRIGGER

Nuevo contrato creado

Monto > $50,000 USD

ACCION

Notificar a Legal

Asignar a: Hector G.

DECISION

Legal aprueba

SI: Continuar | NO: Notificar Sales

ACCION

Enviar a CFO para approval

Si no responde en 48h: recordatorio

FINAL

Aprobado: Enviar a firma

Auto-crear task de firma en CLM

5 pasos - 2 aprobacionesActivo

EL PROBLEMA

"Quien aprobo esto?
Ya paso por Legal?"

Cada empresa tiene procesos legales que se repiten constantemente:

  • →"Necesito un NDA con este cliente" (10 veces por mes)
  • →"Aprueben este contrato de $80K" (5 veces por mes)
  • →"Onboarding de 3 empleados nuevos" (cada 2 semanas)
  • →"Crear subsidiaria en Mexico" (2-3 veces por ano)

El problema: cada request sigue un proceso manual:

  1. 1. Email a Legal: "Pueden ayudarme con X?"
  2. 2. Legal responde: "Enviame los detalles"
  3. 3. Back and forth por email con preguntas
  4. 4. Legal crea documento
  5. 5. Envia a aprobaciones por email
  6. 6. Seguimiento manual: "Ya revisaste?"
  7. 7. Mas emails hasta que se firma

Para un NDA simple: 8-15 emails, 3-5 dias, 2 horas de trabajo real dispersas en 1 semana de seguimiento manual.

Todo por email = caos

El request esta en un email. La aprobacion en otro. La version final en un tercero. Quien tiene la pelota ahora? Buscalo en 40 emails.

Seguimiento manual consume tiempo

"Ya revisaste el contrato?" "Aprobo el CFO?" "Firmo el cliente?" 30% del tiempo de Legal es perseguir aprobaciones y recordar a la gente.

Procesos inconsistentes

Cada persona hace las cosas diferente. Unos piden aprobacion a CFO, otros no. Algunos usan template viejo, otros crean desde cero. Sin estandar.

Sin visibilidad de bottlenecks

"Tenemos 12 contratos atorados... donde?" No sabes si estan en Legal, Finance, o esperando firma de cliente. No hay dashboard de status.

COMO FUNCIONA

Define el proceso una vez.
Se ejecuta solo, cada vez.

Workflows = "Si pasa X, entonces haz Y automaticamente". Configuras triggers, acciones, aprobaciones, notificaciones. El sistema ejecuta sin intervencion manual.

Triggers (disparadores)

Que inicia el workflow automaticamente.

  • •Nuevo contrato creado con monto > $X
  • •Empleado nuevo agregado en HRIS
  • •Documento sube a carpeta especifica
  • •Fecha especifica (ej: 30 dias antes de vencimiento)
  • •Webhook desde sistema externo (CRM, ERP)

Decisiones condicionales

Logica if-then-else.

  • •Si monto > $50K, requiere CFO approval
  • •Si tipo = laboral, requiere RRHH approval
  • •Si jurisdiccion = Mexico, asignar a abogado Mexico
  • •Si no hay respuesta en 48h, escalar a manager

Acciones automaticas

Que hace el sistema sin intervencion.

  • •Crear documento desde template
  • •Enviar notificacion a persona/equipo
  • •Asignar task con deadline
  • •Enviar recordatorio si no hay accion
  • •Actualizar campo en CRM/database
  • •Mover documento a carpeta especifica

Aprobaciones configurables

Quien aprueba que y en que orden.

  • •Secuencial: Legal -> CFO -> CEO
  • •Paralelo: Legal + Finance simultaneamente
  • •Condicional: Si >$100K requiere board approval
  • •Escalacion: Si no aprueba en X dias, escala a VP

WORKFLOWS PRECONFIGURADOS

Templates listos que puedes
usar hoy mismo.

Proceso:

  1. 1Auto-crea NDA desde template con nombre cliente
  2. 2Envia a Legal para review rapido (< 1h expected)
  3. 3Si Legal aprueba, envia a firma automaticamente
  4. 4Cliente firma, PDF firmado va a CRM + Repositorio
  5. 5Notifica a Sales: "NDA firmado, puedes proceder"
De 3-5 dias manual a 4-8 horas automatizado

Proceso:

  1. 1Notifica a Legal para review (asigna a abogado correcto)
  2. 2Legal aprueba/rechaza con comentarios
  3. 3Si aprueba, envia a CFO para approval
  4. 4CFO aprueba, envia a CEO si >$200K
  5. 5Todas las aprobaciones, auto-envia a firma
  6. 6Firmado, actualiza deal stage en CRM
Dashboard muestra en que etapa esta cada contrato

Proceso:

  1. 1Auto-crea contrato laboral desde template
  2. 2Genera NDA, codigo de conducta, policy handbook
  3. 3Envia paquete a empleado para firma (4 docs)
  4. 4Empleado firma todo, notifica a RRHH + IT + Finanzas
  5. 5IT crea cuentas, Finanzas setup nomina
  6. 6Documentos firmados van a archivo empleado en Repositorio
De 2-3 dias manual a mismo dia automatizado

Proceso:

  1. 1Notifica a dueno del contrato: "Vence en 60 dias"
  2. 2Opcion: Renovar / Renegociar / Terminar
  3. 3Si renovar, auto-crea renewal desde template
  4. 4Envia a aprobaciones segun monto
  5. 5Aprobado, envia a firma
  6. 6Firmado, actualiza fecha vencimiento, nuevo ciclo
Previene: Renovaciones automaticas no deseadas

Proceso:

  1. 1Clasifica por tipo (contractual, laboral, corporativo, IP)
  2. 2Asigna automaticamente a abogado especializado
  3. 3Abogado tiene SLA de respuesta segun urgencia
  4. 4Si no responde en SLA, escala a Head of Legal
  5. 5Respuesta se registra en knowledge base
  6. 6Request se cierra con feedback del solicitante
Tracking: Tiempo promedio de respuesta, tipos mas comunes

Proceso:

  1. 1Checklist automatico de documentos necesarios
  2. 2Asigna a abogado local del pais
  3. 3Tasks secuenciales: Constitucion, RUT, Banco, Registro
  4. 4Cada task notifica a responsable con deadline
  5. 5Documentos van a carpeta de entidad en Repositorio
  6. 6Completion notification a CFO + Legal
De semanas de coordinacion a dias con tracking claro

BUILDER VISUAL

Sin codigo. Drag and drop.

1

Define el trigger

Que inicia el workflow

  • •Evento en sistema (nuevo contrato, nuevo empleado, etc)
  • •Formulario llenado (request de NDA, consulta legal)
  • •Fecha/calendario (X dias antes de vencimiento)
  • •Manual (alguien presiona "Start workflow")
2

Agrega acciones

Que hace automaticamente

  • •Crear documento desde template
  • •Enviar notificacion/email
  • •Asignar task a persona
  • •Actualizar campo en database
  • •Mover archivo a carpeta

Drag and drop de biblioteca de acciones

3

Configura decisiones

Logica condicional

  • •IF monto > $50K THEN requiere CFO
  • •IF tipo = laboral THEN asigna a RRHH
  • •IF jurisdiccion = USA THEN usa template US

Visual: ramas que divergen segun condiciones

4

Define aprobaciones

Quien aprueba, en que orden, con que SLA

  • •Aprobadores: por rol, por persona, condicional
  • •Orden: secuencial o paralelo
  • •Deadline: X horas/dias
  • •Escalacion: si no hay respuesta, que hacer
5

Activa y monitorea

Workflow queda activo

  • •Se ejecuta automaticamente cuando se dispara trigger
  • •Dashboard muestra ejecuciones en progreso
  • •Logs de cada paso (quien hizo que, cuando)
  • •Metricas: tiempo promedio, bottlenecks, completion rate

FEATURES QUE IMPORTAN

Todo lo que necesitas para
automatizar procesos.

Templates de workflows

20+ workflows preconfigurados listos para usar. Clonas, ajustas nombres/aprobadores, activas. 10 minutos para tener workflow funcionando.

Notificaciones inteligentes

Email, Slack, o in-app. Notifica solo a quien corresponde, cuando corresponde. No spam. Recordatorios si no hay accion en X tiempo.

Analytics y bottlenecks

Dashboard: workflows activos, tiempo promedio por etapa, donde se atoran mas. Identifica ineficiencias para optimizar procesos.

Logica condicional compleja

IF/THEN/ELSE anidados. Workflows pueden tener multiples ramas, decisiones en cascada, y routing dinamico segun contexto.

Integraciones bidireccionales

Workflows se disparan desde otros sistemas (CRM, HRIS, ERP) y actualizan esos sistemas de vuelta. Data fluye automaticamente.

Audit trail completo

Log de cada ejecucion: que se disparo, quien aprobo/rechazo, cuando, cambios hechos. Compliance-ready para auditorias.

El impacto medible en
tu operacion legal.

Proceso
Sin Workflows
Con Workflows
NDA request
3-5 dias, 8-15 emails
4-8 horas, 0 emails
Aprobacion contrato
Seguimiento manual: "Ya aprobaste?"
Auto-routing, alertas, dashboard de status
Onboarding empleado
2-3 dias coordinando
Mismo dia, auto-trigger
Tiempo Legal en seguimiento
30% del tiempo
< 5% del tiempo
Visibilidad
"Donde esta esto?"
Dashboard en tiempo real

70%

reduccion en tiempo de procesos legales repetitivos

(Legal se enfoca en estrategico, no administrativo)

QUIEN LO USA

3 equipos, 3 necesidades,
una solucion.

Equipo Legal

Necesidad: Reducir seguimiento manual

Workflows que usan:

  • •Aprobacion de contratos (auto-routing)
  • •Request de opinion legal (assignment automatico)
  • •Renovaciones (alertas proactivas)
  • •Compliance checks (recurring tasks)

De 30% del tiempo en seguimiento a 5%

Equipo RRHH

Necesidad: Onboarding consistente y rapido

Workflows que usan:

  • •Onboarding empleado (docs + firmas + IT + nomina)
  • •Offboarding (revocacion accesos + exit interview)
  • •Performance reviews (calendario + recordatorios)
  • •Contractor compliance (classification checks)

Onboarding de 3 dias a mismo dia

Equipo Finance

Necesidad: Aprobaciones estructuradas

Workflows que usan:

  • •Purchase orders >$X (approval chain)
  • •Invoice processing (3-way match)
  • •Budget approvals (routing por monto)
  • •Vendor onboarding (docs + compliance)

Visibilidad completa, sin requests perdidos

Conecta con todo tu stack.

HubSpot
Salesforce
BambooHR
Gusto
Deel
Asana
Monday
Linear
Slack
Teams
Google Drive
OneDrive
Dropbox
Webhooks
API Publica

Ejemplo de integracion:

Trigger: Deal moves to "Closed Won" en HubSpot
→ Workflow auto-crea MSA desde template
→ Envia a Legal para approval
→ Aprobado, envia a firma
→ Firmado, actualiza HubSpot + crea carpeta en Drive

Incluido en planes Plus y Pro.

Workflows basicos incluidos en todos los planes Platform.
Workflows avanzados (condicionales complejos, integraciones) en Plus y Pro.

Basic

$150/mes

Workflows basicos incluidos

Solo workflows basicos
Recomendado

Plus

$300/mes

Workflows avanzados + condicionales

Workflows avanzados incluidos

Pro

desde $500/mes

Workflows + integraciones + API

Workflows avanzados incluidos
Ver planes completos

PREGUNTAS FRECUENTES

Lo que todos preguntan.

No. Builder visual drag-and-drop. Para casos complejos, puedes usar JavaScript en acciones custom (opcional, no requerido).

Si. Cambios se aplican a nuevas ejecuciones. Ejecuciones en progreso siguen workflow original (para consistencia).

Configurar delegacion: si Persona X no responde en Y tiempo, escala a Manager o asigna a backup.

Si tiene API: si. Si no: podemos hacer polling de base de datos o archivos. Casos especificos coordinamos en onboarding.

Si, triggers se evaluan en < 1 segundo. Acciones se ejecutan inmediatamente. Para batches (ej: 100 empleados) puede tomar minutos.

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